Tổ chức sự kiện nội bộ: Tại sao cần chuyên nghiệp?

(YOUTH MEDIA) – Một cơ hội để nhìn lại sự kiện nội bộ – ‘đứa con bị bỏ rơi’ trong hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện nội bộ không dễ. Để loại hình sự kiện này phát huy đúng giá trị của nó, cần có một sự thấu hiểu và chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, nhất định không thể qua loa, đại khái chỉ vì đây là sự kiện dành cho … ‘người nhà’.

Trong các loại hình sự kiện, có lẽ tổ chức sự kiện nội bộ là ít được chú ý tới nhất. Mặc dù hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu để tâm tới hoạt động nội bộ vô cùng quan trọng này, thậm chí sẵn sàng đầu tư cho cán bộ nhân viên của mình, nhưng cái nhìn về sự kiện nội bộ có lẽ vẫn chưa đủ chuyên nghiệp để đáp ứng được lòng mong mỏi của đội ngũ lao động ngày càng tinh tường và có trình độ như hiện nay.

8 tiếng làm việc mỗi ngày, văn phòng công ty là ngôi nhà thứ hai đối với mỗi nhân viên. Không phải kì lạ nếu trong thâm tâm, ai cũng thầm mong mỏi những ngày hội sôi động, những hội thi tay nghề bổ ích, thú vị, nơi vừa có thể xả stress cùng đồng nghiệp, vừa có thể cảm thấy tự hào khi là một phần của doanh nghiệp mà mình đang cống hiến.

Đừng coi nhân viên là ‘Cost’

Nếu như có một lí do khiến sự kiện nội bộ chưa đủ ấn tượng, có lẽ lí do đầu tiên đáng được nhắc đến là … chi phí! Tổ chức sự kiện nội bộ không làm tăng doanh thu, lại tốn thêm một khoản chi tiêu sinh hoạt nội bộ. Lợi ích từ sự kiện nội bộ không dễ nhận ra, vì vậy có chăng sự kiện nội bộ thường chỉ được quan tâm đúng mức ở những công ty, tổ chức lớn với điều kiện tài chính cho phép.

Bất cứ nhà lãnh đạo có tầm nhìn sẽ thấy rằng, đầu tư cho nguồn nhân lực cũng tương tự đầu tư cho giáo dục. Nếu như doanh nghiệp là một cỗ máy, thì sự kiện nội bộ chính là thứ dầu máy hoàn hảo giúp cỗ máy này vận hành được trơn tru. Cỗ máy ấy cũng chỉ có thể tiến xa nếu ta tận tâm gìn giữ, chăm sóc một cách thường xuyên qua việc đào tạo chuyên môn, bồi dưỡng tinh thần thường xuyên cho nhân viên của mình.

Làm hết sức, chơi hết mình!

Không phải ngẫu nhiên mà Google hay Apple biến văn phòng công ty thành những quần thể giải trí sáng tạo rất đáng mơ ước cho mọi nhân viên trên thế giới. Lí do rất đơn giản, khi kì vọng về sản phẩm càng cao, bạn sẽ phải đáp ứng được nhu cầu tương đương của người làm ra sản phẩm đó. Nhân viên – những người trực tiếp tạo ra giá trị chính là đối tượng xứng đáng được quan tâm và chăm sóc nhất, chẳng kém khách hàng của bạn.

Nếu như việc đầu tư cho văn phòng là khó đáp ứng thì tổ chức sự kiện nội bộ chính là quân bài tối ưu cho những nhà lãnh đạo thực sự muốn tạo ra môi trường doanh nghiệp ‘làm hết sức, chơi hết mình’.

Tạo truyền thống để nuôi dưỡng tương lai

Sự kiện nội bộ không đơn giản là những dịp để giải tỏa tinh thần, gắn kết công ty. Trên hết, các sự kiện nội bộ được tổ chức bài bản, có kế hoạch sẽ tạo nên truyền thống doanh nghiệp, góp phần tạo dựng một hình ảnh thống nhất không chỉ trong mắt đội ngũ nhân viên mà còn cho khách hàng.

Trong suốt 78 năm hoạt động của mình, TOYOTA luôn luôn gắn mình với văn hóa ‘đại gia đình’. Tinh thần này không những được giữ vững tại đất nước mặt trời mọc mà còn được phát triển tại mọi chi nhánh nước ngoài. Như TMV (Toyota moto Việt Nam) Việt Nam, 2015 đã là năm thứ 20 Tổng công ty tổ chức Ngày hội gia đình, năm thứ 16 cho Hội thi tay nghề. Cùng với đó là vô số những sự kiện nội bộ không thường niên như giải chạy tiếp sức Ekiden, hội thi nấu ăn…

Nếu có thể đầu tư tổ chức sự kiện nội bộ 1 cách bài bản, có kế hoạch và đầu tư đúng mức, hoàn toàn có thể góp phần kiến tạo truyền thống doanh nghiệp, đem lại lợi ích thương hiệu vô giá.

Chuyên nghiệp nằm ở đâu?

Nhìn những hình ảnh này, không ai có thể nghĩ đây đơn giản chỉ là những sự kiện nội bộ. Những hoạt động nội bộ tại các doanh nghiệp lớn như Toyota, Samsung, Honda,… có thể lên tới vài ngàn người, quy mô không kém những sự kiện đại chúng. Với những dịp như vậy, việc chuyên nghiệp trong mọi khâu sản xuất từ thiết kế, thi công, lên kịch bản chương trình, chăm sóc khách mời là vô cùng quan trọng – không những giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất mà còn tránh tối đa rủi ro khi tổ chức sự kiện.

Những tiết mục văn nghệ đậm chất văn hóa doanh nghiệp tại Ngày hội gia đình Toyota 2014 (Ảnh: Youth Media)

Để thực sự chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện nội bộ buộc phải có một sự cẩn trọng và thấu hiểu sâu sắc tâm lý cán bộ nhân viên công ty, cũng như chủ ý của ban lãnh đạo.

Chỉ một slogan gần gũi, một thiệp mời được thiết kế chi tiết hay một món quà trao tay thiết thực cũng có thể làm cho cán bộ nhân viên cảm thấy được quan tâm và ghi nhận. Ngược lại, chỉ một thiết kế lệch tông, một tiết mục thiếu phù hợp cũng có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của chương trình.

Giải pháp cho một sự kiện nội bộ quy mô lớn

Với những sự kiện nhỏ, thân mật trong nội bộ doanh nghiệp, đội ngũ in-house hoàn toàn có thể làm tốt vai trò tổ chức với rất nhiều ý tưởng vừa độc đáo, vừa phù hợp với văn hóa công ty. Tuy nhiên với những sự kiện có quy mô lớn hơn, để đảm bảo thống nhất, chuyên nghiệp mà vẫn cẩn trọng, chi tiết, trọng trách đặt vai đội ngũ hành chính, marketing, sales, những người được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện sẽ là khá lớn, trong khi đó họ cũng là những nhân viên xứng đáng được chăm sóc, hưởng thụ món quà tinh thần từ những sự kiện nội bộ.

Là những doanh nghiệp uy tín và có tầm nhìn lớn, không nên phân biệt và coi nhẹ tầm quan trọng của bất cứ sự kiện nào. Đặc biệt đối với việc tổ chức sự kiện nội bộ, đây là cơ hội để mọi nhân tố trong công ty có thể giao lưu, gặp gỡ và hiểu nhau hơn.

Đây cũng là hoạt động đem lại giá trị tinh thần quan trọng cho doanh nghiệp. Nếu có thể, hãy tìm cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện đủ năng lực, đáng tin cậy để có thể thấu hiểu và gắn bó lâu dài, thay vì tự xoay sở với thời gian, công sức và chi phí tương đương cho đội ngũ in-house. Sự kiện nội bộ cho các doanh nghiệp hiện nay thực sự xứng đáng có được một cái nhìn chuyên nghiệp hơn, một giải pháp tối ưu hơn cùng những kết quả ấn tượng hơn.

Quỳnh Trang – YouthMedia

Add: 1206, VNT Tower, No.19 Nguyen Trai, Thanh Xuan, Hanoi
Mobile: 0935.146.888  |  Office: 04-62851462   |   Fax: 04-62851463
Website: http://youthmedia.com.vn  |  http://event.youthmedia.com.vn